Lean leiderschap is in tegenstelling tot de klassieke wijze van leidinggeven meer een coachende stijl waarbij empowerment van direct leidinggevenden en medewerkers een belangrijke succesfactor zijn.

1. Wat is Lean Leiderschap?

Lean Leiderschap (Lean Leadership) gaat niet over het leiding geven aan het proces van het elimineren van verspilling, maar gaat daarentegen meer over de vaardigheid in het ontwikkelen van leidinggevenden in de Lean denk- & werkwijze. Lean Leadership start op CEO niveau met het belangrijk maken van Operational Excellence vanuit de klantwaarde en loopt door tot de direct leidinggevenden op de werkvloer die continu aandacht hebben voor het verbeteren van processen en het ontwikkelen van zijn/haar medewerkers.

Het is meer een coachende dan een traditioneel leidinggevende rol. Daarom ligt de focus hierbij  primair op het opleiden/coachten/begeleiden van ondergeschikte leidinggevenden en hen helpen om in hun team een cultuur van voortdurende verbetering te scheppen en te omarmen. Vaak wordt dit visueel weergegeven door een omgekeerde Pyramide.

2. Welke kenmerken heeft lean leiderschap?

Typische kenmerken van Lean leiderschap aanvullend op de competenties die jij nodig hebt als leidinggevende op welk niveau dan ook zijn:

2.1. Creëren van een cultuur van continue verbetering

Een belangrijk aspect van Lean leiderschap is het creëren van een cultuur van continue verbetering. Dit betekent dat leiders medewerkers aanmoedigen om voortdurend op zoek te gaan naar manieren om hun werk te optimaliseren en verspilling te verminderen. Tevens vereist dit een open en transparante communicatie binnen de organisatie, waarbij medewerkers worden aangemoedigd om hun ideeën en suggesties te delen. Daarnaast vraagt dit om een systematische wijze voor opvolging van verbetersuggesties waarbij altijd feedback wordt gegeven aan degene met een idee hoe het beter kan.

2.2. Geven van verantwoordelijkheid en autonomie aan medewerkers

Het geven van verantwoordelijkheid en autonomie aan medewerkers is ook een belangrijk principe van Lean leiderschap. Dit betekent dat leiders vertrouwen hebben in de capaciteiten van hun medewerkers en hen de ruimte geven om zelfstandig beslissingen te nemen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk. Op deze manier worden medewerkers gemotiveerd om eigenaarschap te nemen voor hun taken en zichzelf te blijven ontwikkelen.

2.3. Creëren van een veilige leeromgeving voor ontwikkeling van medewerkers

Het derde kenmerk gaat ook over het creëren van een omgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om fouten te maken en daarvan te leren. Hieruit kunnen we afleiden dat leiders een cultuur van openheid en kwetsbaarheid moeten bevorderen, waarin medewerkers zich vrij voelen om hun fouten te delen en samen te werken aan oplossingen.

Verbeter Kata

Je leert meer en sneller door dingen te proberen en te leren van successen en mislukkingen. Deze geduldige, gefundeerde en gedisciplineerde benadering bestaat uit het continu onderwijzen in : nederigheid, doorzettingsvermogen en voortdurend leren. Elke leider heeft een andere leider die hen coacht om steeds grotere doorbraakdoelen te bereiken, terwijl zij ondertussen anderen coachen.

2.4. Gebruik data en feiten voor het onderbouwen van operationele beslissingen

Een essentieel onderdeel van lean leiderschap is het gebruik van data en feiten om beslissingen te onderbouwen. Een voorwaarde is dat leiders moeten investeren in het verzamelen en analyseren van gegevens om inzicht te krijgen in hoe processen verlopen en waar verbeteringen mogelijk zijn. Op basis van deze informatie kunnen ze gerichte acties ondernemen om de prestaties van de organisatie te verbeteren.

3. Welke niveaus zijn er in Lean leiderschap?

Er zijn vijf niveaus te onderscheiden in leiderschap:

3.1. Zeer capabel individu

Zeer capabele individuen zijn gewone werknemers die getalenteerd, deskundig en bekwaam zijn. Ze zijn effectief op de werkplek.

3.2. Bijdragend teamlid

Bijdragende teamleden zijn goed in het samenwerken met anderen en zijn met name bedreven in het helpen van hun groepen bij het bereiken van de gestelde doelstellingen.

3.3. Competente manager

Competente managers kunnen effectief toezicht houden op mensen en middelen en helpen vooraf bepaalde doelen te bereiken.

3.4. Effectieve Lean Leider

Effectieve leiders sturen hun organisatie in de richting van goed gedefinieerde, overtuigende doelen. Ze zorgen er ook voor dat hun organisaties op een hoog prestatieniveau blijft  functioneren.

3.5. Lean Executive

Leidinggevenden op het hoogste niveau hebben het unieke vermogen om de grootsheid van een bedrijf te ontwikkelen door middel van een combinatie van persoonlijke nederigheid en professionele wil.

4. Wat zijn de gewoonten van succesvolle Lean leiders?

Hier zijn de vijf belangrijke gewoonten van de succesvolle lean leider, te weten:

4.1. Ontmoet elke dag met je team (Dagelijkse stand-up meeting)

Als onderdeel van het team moet je zo vaak mogelijk aanwezig zijn. Wij raden aan om dagelijks een stand-up meeting (Dagstart) van 10 minuten te organiseren. Het biedt u de mogelijkheid om de voortgang van belangrijke initiatieven te synchroniseren, bestaande of potentiële blokkades te bespreken en op één lijn te komen met wat er naar verwachting gedurende de dag zal gebeuren. Het is een goede gewoonte om dit kort na het begin van de werkdag in te plannen. Geef leiding door de juiste vragen te stellen.

4.2. Observeer uw proces dagelijks (Go to the Gemba)

Het monitoren van de werkstroom in uw proces kan u helpen een effectievere coach te worden en u te wijzen op ruimte voor verbetering in uw team. Gebruik alle beschikbare middelen om voorop te blijven lopen. Wij adviseren u om uw workflow analyses nauwlettend in de gaten te houden en te zoeken naar manieren om de waardestroom van uw bedrijf te verbeteren.

Mindful Gemba wandelingen, ook wel Gemba Walk genoemd,  zijn oefenroutines die het meest waardevol zijn als ze worden gedaan met een ervaren coach die nuttige feedback geeft, voornamelijk door vragen te stellen.

Zelf naar de werkvloer gaan en zien in plaats van luisteren wat anderen aan de vergadertafel vertellen.

4.3. Geef regelmatig feedback (Sta op de ‘zeepkist’ en voer 1-op-1 gesprekken)

Zorg ervoor dat u, als onderdeel van uw leiderschapsrol, eer geeft wanneer dit nodig is en waarschuw teamleden wanneer hun prestaties beginnen te verminderen. Ga niet een schuldige zoeken maar zoek naar oorzaken.  Zorg er daarom voor dat u topprestaties in het openbaar prijst en bewaar de negatieve feedback voor privégesprekken.

4.4. Blijf kritisch denken over aannames en blijf zoeken naar nieuwe perspectieven

Een vierde aspect van het ontwikkelen van een strategische mindset is het vermogen om kritisch te denken. Leiders moeten informatie kunnen evalueren, patronen kunnen identificeren en weloverwogen beslissingen kunnen nemen die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Hiervoor is de bereidheid om aannames ter discussie te stellen, vragen te stellen en nieuwe perspectieven te zoeken vereist.

4.5. Geef het goede voorbeeld, draag de Lean Mindset uit

Tot slot, bezoek de werkvloer (Gemba) en geef positieve bevestiging op de Lean principes. Intensiveer en stimuleer om die reden het samenwerken. Samen kom je verder 😊.

5. Leiding geven aan proces van ‘’Good to Great (G2G)’’

Om te groeien van een goed naar een geweldig bedrijf, organisatie of instelling, zijn volgens Collins, de grondlegger van het ‘’Good to Great principe’’ een aantal factoren noodzakelijk:

5.1. CEO is een niveau 5-leider

De organisatie moet onder leiding staan van een niveau 5-leider. Kenmerkend voor zo’n leider is dat hij uitzonderlijke resultaten levert en niet alleen zichzelf als de oorzaak van dat succes aanwijst. Het tweede is dat een organisatie ook na het vertrek van de leider goed blijft lopen.

5.2. Juiste persoon op juiste plaats

Voordat de strategie van een organisatie wordt bepaald, moet een leider zorgen dat hij de juiste mensen op de juiste plaats binnen de organisatie heeft kunnen plaatsen.

5.3. Cultuur van discipline en zelfmotivatie. 

Met op zelfdiscipline gebaseerde werkwijzen heb je geen bureaucratie en hiërarchie meer nodig. Ondernemerschap gecombineerd met een cultuur van zelfmotivatie maakt de kans op geweldige prestaties het grootst.

5.4. Bewaar vertrouwen in de stip op de horizon

Ondanks misschien een soms harde negatieve feitelijke situatie, blijf altijd vertrouwen houden in het resultaat op de lange termijn omdat vertrouwen immers een groot goed is wat komt te voet maar gaat te paard.

5.5. Focus houden

Een organisatie moet haar focus helder houden en moet zichzelf daarom drie vragen stellen:

1) waarmee kunnen we als bedrijf de beste in de wereld worden

2) over welke activiteiten zijn we het meest gepassioneerd

3) waarmee kunnen we geld verdienen.

5.6 Kies de (productie)technologie zorgvuldig

Nieuwe technologie moet niet worden ingezet puur en alleen om het nieuwe zelf, maar alleen wanneer ze bijdraagt aan het grotere doel.

5.7. Blijf het vliegwiel aandrijven

Succes ontstaat niet van de ene op de andere dag of na het volgen van een programma of methode. Een jarenlang proces ligt eraan ten grondslag. Collins vergelijkt dit proces met een vliegwiel dat zich traag in beweging zet voordat het echt gaat draaien.

5.8 Bewaak de kernwaarden maar blijf wendbaar

De kern bewaken en vooruitgang stimuleren. Het is noodzakelijk de kernwaarden van een bedrijf te bewaken en in stand te houden. Maar de manier van werken moet wel worden aangepast aan de veranderende omstandigheden.

6. Hoe ondersteunt Produlog u bij Lean leiderschap?

Parallel ondersteunen wij uw organisatie tegelijkertijd op drie niveaus bij het leiding geven aan Lean dan wel Operational Excellence:

6.1 Coaching en trouble shooting hoger management

• OGSM / Hoshin Kanri sessie en uitwerken Lean Roadmap
• Continu verbetercultuur creëren
• Lean leiderschap stijl MT-leden

6.2. Training en coaching middenkader (& staf)

• Coachen van ploeg- & teamleiders
• Uitvoeren Gemba Walk en leiden van onderaf
• Effectieve stand-up meetings (Dagstart)
• Opzetten organisatie en systeem voor continu verbeteren

6.3. Training en begeleiding ploeg- & teamleiders

• Empowerment van medewerkers & coachend leidinggeven
• Belang van standaard werkwijze
• Omgaan met verbetersuggesties en gestructureerd verbeteren
• Effectief feedback geven