TWI, voluit Training Within Industry, draagt bij aan een van de belangrijkste succesfactoren voor bedrijven namelijk dat de medewerkers beschikken over de juiste kennis, houding en vaardigheden om hun werk effectief en efficiënt uit te voeren. Daarmee legt Training Within Industry een stevig fundament voor optimaal operations management.

1 Wat is TWI?

Training Within Industry (TWI) is een methodiek dat is ontwikkeld tijdens de Tweede Wereldoorlog in de Verenigde Staten. Er was een groot tekort aan gekwalificeerde arbeidskrachten omdat veel mannen als soldaat waren opgeroepen om te dienen in het leger. Om in korte tijd vervangende arbeidskrachten op te leiden en om de arbeidsproductiviteit van werknemers te verbeteren is TWI ontwikkeld.

Vrijwel direct na de afloop van WOII verwaterde de toepassing van TWI in de Amerikaanse fabrieken omdat soldaten terugkeerden naar hun positie in de fabrieken, waarbij ze terugvielen op hun oude gewoontes en omdat de noodzaak tot procesverbetering verminderde doordat er nauwelijks sprake was van concurrentie. In Japan ontwikkelde TWI ondertussen juist verder als onderdeel van de wederopbouw na de oorlog. Hier was wel de noodzaak om productieprocessen te verbeteren omdat de middelen zeer schaars waren.

1.1 Verschillen TWI en traditionele trainingsmethoden

Er zijn duidelijke verschillen met de manier waarop normaal medewerkers worden getraind zoals:

• Bij TWI instrueren alle trainers op één gestandaardiseerde werkwijze, dit is lang niet altijd het geval bij traditionele trainingen.

• Er is meer aandacht bij TWI voor het train-de-trainer principe om zo sneller meer medewerkers te kunnen opleiden.

• Binnen TWI leert men taken aan volgens een heldere, logische volgorde van relatief eenvoudig naar complexe taken. Traditionele trainingen leggen vaak alles in een keer uit, waarbij niet alles goed wordt onthouden.

• Bij TWI past men vaak het ‘’leren door te doen’’ principe toe, terwijl traditioneel daarentegen vaak meer aandacht is voor alleen het overbrengen van de kennis.

• Er is bij TWI altijd een koppeling met een inzetbaarheidsmatrix en men voert controles uit om te toetsen of een medewerker volgens de afgesproken standaard werkt. Deze strakke koppeling is er bij traditionele trainingen vaak niet.

• Bij traditionele trainingen ligt vaak het accent op kennis. Bij TWI wordt altijd de waarom vraag beantwoord zodat een medewerker inzicht krijgt en meer gemotiveerd is om de werkwijze te volgen.

1.2. Doelen Training Within Industry

Binnen TWI leid men werknemers systematisch op zodat ze hun taken efficiënter en effectiever kunnen uitvoeren. Naast algemene kennis en vaardigheden is kenmerkend voor Training Within Industry dat ook bedrijfsspecifieke kennis, inzichten en vaardigheden aan bod komen (de naam zegt het al).

De twee hoofddoelen zijn:

1. Zo snel mogelijk nieuwe (vak)mensen inwerken.

2. Met zo weinig mogelijk mensen een zo groot mogelijke output genereren.

1.3 Vier principes van TWI

Om de hiervoor genoemde doelen te bereiken is Training Within Industry (TWI) gebaseerd op vier belangrijke principes namelijk: instructie, demonstratie, training en opvolging.

Deze principes vormen de basis van het TWI-programma en zijn essentieel voor het succesvol trainen en ontwikkelen van werknemers.

TWI principe 1 : Instructie

Instructie is het eerste principe en houdt in dat werknemers duidelijke en gestructureerde instructies ontvangen over de gewenste werkwijze. Met andere woorden hoe ze leren een specifieke taak moeten uitvoeren.

Dit omvat het uitleg geven van ..
• wat in welke volgorde gedaan moet worden (processtappen)
• hoe iedere stap in deze werkwijze moet worden uitgevoerd
• welke belangrijke aandachtspunten er zijn m.b.t. kwaliteit en veiligheid
• waarom op deze standaard werkwijze moet worden gewerkt

TWI principe 2 : Demonstratie

Het tweede principe is demonstratie en gaat over voordoen. Dit houdt in dat werknemers niet alleen instructies krijgen, maar ook praktische voorbeelden zien of een demonstratie krijgen hoe de taak moet worden uitgevoerd.

Dit kan worden gedaan door een ervaren trainer of collega die de juiste technieken en vaardigheden op de juiste wijze demonstreert. Door het tonen van de juiste werkwijze, kunnen werknemers een visueel referentiepunt krijgen en beter begrijpen hoe de taak moet worden uitgevoerd.

TWI principe 3 : Training

Als derde principe spreken over training waarin gestart wordt met het samen doen maar men snel overgeschakeld naar het begeleid zelfstandig uitvoeren. Training houdt in dat werknemers actief betrokken worden bij het oefenen en uitvoeren van de taak onder begeleiding van de trainer / mentor.

Daarmee stelt het werknemers in staat om de geleerde vaardigheden in de praktijk te brengen, fouten te maken en feedback te ontvangen om hun prestaties te verbeteren. Door middel van praktische training kunnen werknemers vertrouwd raken met de taak en hun vaardigheden en zelfvertrouwen opbouwen.

TWI principe 4 : Opvolging

Het laatste en vierde principe van TWI is opvolging. Opvolging houdt in dat werknemers de taak volledig zelfstandig uitvoeren maar wel regelmatig worden gecontroleerd en begeleid nadat ze de training hebben voltooid om hun voortgang te beoordelen en eventuele problemen op te lossen.

Dit traject omvat het bieden van feedback, aanmoediging en ondersteuning om werknemers te helpen hun vaardigheden te behouden en te verbeteren. Door continue opvolging kunnen werknemers gemotiveerd blijven en worden ze geholpen om succesvol te worden en te blijven in de uitvoering van hun taken.

Samenvattend vormen de principes van instructie, demonstratie, training en opvolging de basis van het TWI-programma en zorgen ze voor een effectieve en gestructureerde manier van trainen en ontwikkelen van werknemers.

1.4 Rol direct leidinggevenden in TWI

In het begin lag de focus van TWI op de manier van werken. Omdat men er echter in de praktijk achter kwam dat de directe leidinggevende (Ploegleider, Teamleider, Supervisor, …) een cruciale rol speelt in dit trajecten werd het programma uitgebreid.

Tevens zag men dat er nog aanvullende aspecten een belangrijke rol spelen. Hierbij kun je denken aan het hebben van vertrouwen in elkaar en effectief samenwerken. En omdat stilstand achteruitgang betekent en de lat steeds hoger kwam te liggen bleken verbetervaardigheden ook belangrijk te zijn.

Dit leidde er toe dat TWI verder is uitontwikkeld voor de direct leidinggevenden op het gebied van operationeel leiding geven en continu verbeteren. Hierdoor zijn ze beter toegerust voor de uitvoering van hun dagelijkse verantwoordelijkheden.

Uiteindelijk wordt bedrijfsspecifiek een standaard programma uitgewerkt met verplichte en optionele onderdelen.

2. Welke voordelen biedt het toepassen van Training Within Industry ?

Praktijkgericht en gestructureerd trainen met TWI heeft diverse voordelen, voor zowel de organisatie als de medewerker:

Veiliger werken

Er wordt expliciet aandacht besteed aan veilig werken. Bijvoorbeeld door ook uit te leggen waarom op deze wijze gewerkt moet worden zal de medewerker eerder geneigd zijn om ook deze werkwijze te volgen.

Korte inwerktijd

Door de grote nadruk op praktijkgericht trainen en de effectieve manier van instrueren zijn nieuwe medewerkers sneller inzetbaar en verbeter je de effectiviteit van het inwerktraject.

Korte trainingstijd

Niet alleen de doorlooptijd is korter maar ook het aantal trainingsuren is minder (soms wel 50%) dan een traditionele aanpak.

Beter borging competenties

Door veel aandacht te besteden aan opvolging dwingt men borging van wat medewerkers hebben (aan)geleerd af.

Snel olievlek effect (Multiplier effect)

Door het train-de-trainer principe consequent toe te passen zijn er sneller steeds meer trainers beschikbaar waardoor meer medewerkers in korte tijd worden opgeleid.

Bovendien zorgen trainersbijeenkomsten er voor dat er sprake is van cumulatieve kennis doordat relevante kennis effectief onder trainers wordt gedeeld en sneller onderdeel kan worden van het opleidingsprogramma.

Stimuleert standaard werkwijze

Door werknemers op dezelfde manier op te leiden en te trainen, kunnen organisaties kwaliteit garanderen van hun producten en/of diensten. Er is minder variatie in de uitvoering van taken en er worden minder fouten gemaakt. Bovendien wordt de doorlooptijd van de training voorspelbaarder.

Zelfstandig problemen oplossen

TWI helpt medewerkers om zelfstandiger en pro actiever te worden met betrekking tot het oplossen van problemen.

Competentie gericht

Door een strakke koppeling met de inzetbaarheidsmatrix / competentiematrix wordt er met TWI veel doelgerichter opgeleid.

3. Welke 4 onderdelen kent Training Within Industry?

Training Within Industry bestaat uit vier hoofdonderdelen te weten:

1. Basiskennis, inzichten en vaardigheden (Job Safety)
2. Werk / taak instructie (Job Instruction)
3. Samenwerken en vertrouwen (Job Relations)
4. Verbetervaardigheden (Job Methods)

Deze onderdelen staan los van elkaar maar hangen wel nauw samen zoals in onderstaand plaatje is af te lezen.

In de volgende paragrafen wordt elk onderdeel verder toegelicht.

3.1 Basis inzichten en vaardigheden (o.a. Job safety)

Gestart wordt altijd met het instrueren over veilig werken, de bedrijfsregels & richtlijnen en algemene taken en vaardigheden. Hierbij kun je denken aan:
– Protocollen en brand en calamiteiten
– Algemene veiligheidsinstructie (herkennen van mogelijke gevaren)
– Uitleg over de procedure bij ziekmelding
– Hoe boek ik een order in het automatiseringssysteem (ERP) in
– Hoe bedien ik een handpallettruck
– ………

Instructie van deze kennis, inzichten en vaardigheden kan men op verschillende manieren invullen. Aanbevolen wordt om deze kennis zo visueel mogelijk beschikbaar te stellen zodat na de instructie/training de medewerker in ieder geval weet waar hij/zij de informatie kan vinden.

3.2 Taak/werk instructie (Job instruction)

Het belangrijkste onderdeel is de taak/werk instructie. Dit heeft als doel om een persoon snel te laten onthouden hoe één taak juist, veilig en bewust uit te voeren volgens de standaard werkwijze. Deze persoon wordt gekoppeld aan een mentor/praktijkopleider die gecertificeerd is in het opleiden van (nieuwe) medewerkers op bepaalde taken/werkplekken.

Blended learning (zie ook laatste paragraaf) is in deze situatie zeer effectief. Hierbij combineer je het tot je het zelf tot je nemen van kennis door bijvoorbeeld werkinstructies te bestuderen met het toepassen in de praktijk onder begeleiding van een mentor.

Het lesmateriaal in TWI is kort, tot he point, visueel en bevat de kernpunten van de taak. Daarom voert men vaak een uitgebreide taakanalyse uit om een goed basis te leggen voor het trainingsmateriaal.

4 fasen

Er zijn vier fasen in de taak/werk instructie die overeenkomen met de eerder genoemde 4 principes namelijk:

1. Voorbereiding: Bereid de operator voor op datgene hij of zij gaat leren. Tevens vindt in deze fase de klassieke kennisoverdracht plaats, bijvoorbeeld door e-learning modules, theoretische instructiesessies) of door middel van zelfstudie van vastgelegde werkinstructies.

2. Demonstreer : Demonstreer per stap hoe die moet worden uitgevoerd (van te voren is het werk daartoe opgesplitst in nauwkeurig gedefinieerde stappen), en benadruk daarbij het hoe en waarom van de meest cruciale zaken (kernpunten), inclusief de veiligheidsaspecten.

3. Train: Ga in deze fase zo snel mogelijk van samen doen naar het zelfstandig een deeltaak uitvoeren (wat), waarbij hij of zij de kernpunten (hoe) benoemd en uitleg geeft over het belang van deze werkwijze (waarom) om deze kennis en vaardigheden te laten beklijven.

4. Volg op, geef nazorg: Check op meerdere momenten of de operator alle taken zelfstandig kan uitvoeren, en leg vast tot wie hij of zij zich kan wenden voor eventuele hulp.

3.3 Samenwerken en vertrouwen (Job relations)

Onderdeel drie gaat over het goed kunnen samenwerken en vertrouwen hebben in jezelf en jouw collega’s. Het gaat over werkrelaties vandaar ook de engelse term Job Relations. Dit onderdeel is meer gericht op de mentor/praktijkopleider en teamleiders en richt zich op twee hoofdvragen:

Hoofdvraag 1 : Hoe moet ik met medewerkers omgaan als ik een prettig en productief werkklimaat wil scheppen?

Een prettig en productief werkklimaat begint met een aantal basisregels die de leidinggevende in acht moet nemen, te weten:

(a) medewerkers duidelijk laten weten wat er van hen wordt verwacht en hoe ze nú functioneren
(b) goede resultaten (h)erkennen
(c) veranderingen op tijd en helder aankondigen
(d) talenten optimaal benutten en verder laten ontwikkelen

Een verstorende factor in de werkrelatie is vaak een (dreigend) conflict. Het stappenplan, dat eigenlijk een PDCA structuur kent, is dan als volgt:

1. Verzamel de feiten, praat daartoe met de betrokkenen en breng (zonder oordeel) meningen en gevoelens in kaart. Trek geen overhaaste conclusies.
2. Analyseer de feiten en de relaties daartussen, en onderzoek mogelijke acties en het effect daarvan op individuen en groepen.
3. Kies een aanpak en onderneem actie.
4. Controleer of de actie de organisatie ten goede kwam.

Hoofdvraag 2 : Hoe haal ik het maximale uit de kwaliteiten, kennis en vaardigheden van mensen?

Het optimaal benutten van competenties van medewerkers zou altijd de aandacht moeten hebben van de leidinggevenden. De basis hiervan wordt gelegd door ‘management by walking around’ en in dit rondje goed te luisteren naar medewerkers en ze beter te leren kennen.

Daarnaast kan de inzetbaarheidsmatrix een handig hulpmiddel zijn om overzicht te krijgen van wie over welke kennis en vaardigheden beschikt.

De bedrijfscultuur in combinatie met de soft skills en de leidinggevende capaciteiten van de leidinggevende bepalen vervolgens in hoeverre het maximale uit de mensen wordt gehaald.

3.4 Verbetervaardigheden (Job methods)

Continu verbeteren is iets waar iedere medewerker zijn/haar in bijdraagt.

Dit onderdeel begint met het belang van een Standaard Werkwijze en het principe van “Best Practice” duidelijk maken aan medewerkers. Vervolgens wordt aandacht besteed aan het belang van continu verbeteren voor de organisatie en in het bijzonder de Kaizen aanpak (= verbeteren door en op de werkvloer in kleine stapjes). Als laatste worden de medewerkers getraind in hoe van een verbetersuggestie tot realisering van die verbetering te komen.

Onderwerpen die aan bod komen zijn:

1. Uitleg over de standaard verbetermethode(s) die het bedrijf gebruikt

Als eerste moet iedereen weten hoe de verbetermethodes worden toegepast en wie daar welke rol in heef.t

2. Hoe huidige processtappen, taken en werkmethoden te bekijken, op te delen en overzicht te krijgen

Bestaande werkinstructies, taakinstructies, procesbeschrijvingen, procedures kunnen als basis dienen voor deze stap.

3. Kritische vragen stellen

Het stellen van kritische vragen helpt bij het opsporen van verbeterpunten. Een handig hulpmiddel hierbij is om de 5x W- en 2x H-vragen te stellen:

4. Verbeterpotentieel zoeken

Zoek verbeterpotentieel door de volgende stappen te doorlopen:

1. Elimineer overbodige zaken
2. Combineer zaken waar mogelijk
3. Herschik zaken voor logische volgorde
4. Vereenvoudigen
5. Werk de verbetersuggestie samen met anderen uit ‘op papier’.

5. Verbetersuggestie intern ”verkopen”

Check de impact van de verbetersuggestie op SQDC: Veiligheid (Safety), Kwaliteit (Quality), Leverbetrouwbaarheid & Customer service (Delivery) en Kosten (Cost)

Presenteer en overtuig je leidinggevende en collega’s om deze suggestie om te zetten in een verbeteractie.