De Gemba Walk is een essentieel onderdeel van de Lean filosofie. Het doel is om managers en leiders te stimuleren het daadwerkelijke werkproces in de praktijk te observeren, met werknemers in contact te komen, kennis op te doen over het werkproces zelf en mogelijkheden voor voortdurende verbetering te verzamelen.

Deze waardevolle informatie krijg je niet vanachter je bureau of aan de vergadertafel.

1. Wat is Gemba Walk?

De Gemba Walks is een gestructureerde wijze van een werkvloerbezoek. Hierbij wordt geobserveerd, gecommuniceerd met medewerkers, complimenten uitgedeeld en verbeterpunten vastgesteld.

Gemba

De term ‘Gemba’ stamt uit het Japans en betekent ‘de echte plaats’. Bij Lean is “Gemba” de belangrijkste plek voor een team, omdat het de plek is waar het echte werk gebeurt.

Het Gemba Walk concept is ontwikkeld door Taiichi Ohno, die vaak wordt beschouwd als de vader van de Just-In-Time-productie, wat later is opgegaan in  Lean Manufacturing.

Door een dergelijk concept te ontwikkelen, biedt Ohno managers een echte kans om hun dagelijkse routine achter zich te laten, te kijken waar het echte werk gebeurt en relaties op te bouwen met werknemers op basis van wederzijds vertrouwen.

Drie belangrijke elementen Gemba Walk

Er zijn drie belangrijke elementen van deze zeer praktische ‘techniek’:

1 Ga en zie !

Basisgedachte van de Gemba Walk is dat managers en leiders op elk niveau (ook de CEO en COO) regelmatig een wandeling over de werkvloer maken en betrokken zijn bij het verzamelen van verbeterpunten.

2 Vraag waarom ?

Het belangrijkste doel is om de waardestroom in detail te verkennen en de problematische onderdelen ervan te bepalen door middel van actieve communicatie met de medewerkers op de werkvloer. Een goede leider luistert altijd liever dan dat hij of zij praat en vraagt door om tot de kern van problemen door te dringen.

3 Respecteer mensen !

Houd er rekening mee dat een Gemba-wandeling geen ‘ik-ben-de-baas wandeling’ is. Met de vingers wijzen en mensen de schuld geven, is precies wat je niet moet doen. Je bent niet op de werkvloer om de resultaten te beoordelen. Je bent er om samen met de medewerkers problemen te bespreken en hun mening te horen.

Drie elementen Gemba Walk

2. Wat levert het uitvoeren van een Gemba Walk op?

Het uitvoeren van een Gemba Walk is de beste gelegenheid om kennis te nemen van goede ideeën, feedback, klachten en problemen op de werkvloer.

Voordelen:

• Toont de betrokkenheid van het management bij professionele ontwikkeling van medewerkers
• Verhoogt het moreel van medewerkers omdat leidinggevenden blijk geven van waardering
• Leidinggevenden ervaren uit eerste hand problemen die er leven
• Stimuleert een verbetercultuur en samenwerking door een lagere kloof tussen manager en werkvloer
• Concrete verbeterpunten worden direct opgepakt waardoor tijd en geld worden bespaard

3. Hoe voer je een Gemba Walk uit?

De Gemba Walk kan in diverse varianten worden uitgevoerd, altijd met in acht neming van hiervoor genoemde drie elementen.

Een losse vrijblijvende variant is om regelmatig de werkvloer te bezoeken en hier als manager een routine van te maken. Het nadeel is echter dat niet duidelijk is welke managers die wel en welke niet of minder op de werkvloer te vinden zijn.

De voorkeur gaat daarom uit naar een gestructureerde versie die gepland en voorbereid wordt uitgevoerd. Hierbij kun je ook denken aan het vastleggen van de waarnemingen op een (digitale) checklist, bijvoorbeeld met een smartphone of tablet. Met de leidinggevenden kan bijvoorbeeld een bepaalde frequentie worden afgesproken en ook richtlijnen ten aanzien van welke werkplekken worden bezocht zodat alle werkplekken in een bepaalde periode daadwerkelijk aan bod komen. Hieronder een voorbeeldaanpak die bestaat uit 9 aandachtspunten:

3.1. Kies een thema

Als je naar Gemba gaat, moet je een thema kiezen. Dit zal u helpen al uw inspanningen te concentreren en effectief te zijn. Er zijn verschillende thema’s die u mogelijk wilt onderzoeken, zoals productiviteit, kostenefficiëntie, veiligheid enzovoort. Om zo precies mogelijk te zijn, moet u ook een lijst met vragen opstellen die u gaat stellen. Door iedere keer een ander thema te kiezen zorg je voor afwisseling en verval je niet in herhaling.

3.2. Bereid de ploeg / het team voor

De ploeg / het team dat wordt geobserveerd, moet voorbereid zijn op wat er gaat gebeuren. Alle teamleden moeten duidelijk begrijpen dat de Gemba-wandeling een gemeenschappelijk proces is waarbij de eindbestemming continue verbetering is. Op deze manier zullen werknemers zich veel comfortabeler voelen en bereid zijn om samen te werken.

3.3. Focus op het proces, niet op mensen

Houd er rekening mee dat dit bezoek niet het juiste moment is om de prestaties van uw team te evalueren. Het belangrijkste doel is om het proces te observeren, begrijpen en verbeteren.

• Kijk hoe het echt, feitelijk gebeurt
• Stel vragen en vraag door ( 5 x Waarom?)
• Respecteer hoe mensen werken en hoe het zo gekomen is
• Luister naar feedback van de medewerkers op de werkvloer

3.4. Weet wat de waardestroom is

Het volgen van de waardestroom keten biedt u de beste mogelijkheden om gebieden te identificeren met een groot potentieel voor het verminderen van verspilling.

3.5. Noteer uw observaties. Doe geen suggesties tijdens de wandeling

Schrijf alles op wat je aandacht trekt of neem het zelfs op met je smartphone. In sommige gevallen zult u waarschijnlijk in de verleiding komen om onmiddellijk een oplossing aan te bieden, maar dit zou verkeerd zijn. Bewaar de analyse voor later. U zult veel nauwkeuriger zijn als u over alle feiten beschikt. Bovendien kan het brede overzicht u mogelijkheden bieden om effectieve probleemoplossende instrumenten zoals de PDCA-cyclus te gebruiken. Veel beter dan een instant onderbuikgevoel.

Een checklist met vaste checkpunten kan ook handig zijn, ook kun je optioneel vragen aan de checklist toevoegen als hulpmiddel voor de manager.

3.6. Regel een extra paar ogen

Het kan een goed idee zijn om een collega van een andere afdeling uit te nodigen. Iemand met totaal verschillende dagelijkse taken. Mensen die minder bekend zijn met de processen hebben doorgaans een frisse blik en stellen andere vragen die je misschien nooit stelt.

Stimuleer probleemeigenaarschap en verantwoording nemen voor jouw werkvloer

Probleemeigenaarschap gaat vooraf aan verantwoording nemen. Vraag je bij het signaleren van een probleem samen met de werknemer af: “Wat is er aan de hand dat je dit ziet en niet ingrijpt?”

3.7. Volg waarnemingen op en geef feedback

Informeer collega’s, zet acties uit, neem contact op met betrokken. Zelfs als je tijdens je Gemba-wandeling niets noemenswaardigs tegenkomt moet je dit delen.

3.8. Maak van de Gemba Walk een vaste routine

Loop bij voorkeur ieder dag maar minimaal 1x per week een rondje. Blok dit ook in de agenda.