De A3 en 8D methode worden gebruikt om op een gestructureerde wijze een verbetertraject te doorlopen of een probleem dan wel klacht aan te pakken. De 8D heeft in tegenstelling tot A3 hierbij als onderscheidend kenmerk ook aandacht te hebben voor een tijdelijke oplossing van een probleem.

 1. Wat is een A3 en een 8D?

Zowel A3 als 8D zijn gestructureerde verbetermethoden die op A3 formaat gebruik maken van een standaard formulier als basis voor verbetertrajecten.

De te volgen stappen die zijn: Probleem definiëren en een doel stellen, analyseren, oplossingen bedenken, maatregelen doorvoeren, resultaten evalueren en als laatste de borging van de bereikte resultaten.

1.1. Overeenkomsten A3 en 8D

Beide methoden komen voor meer dan 80% overeen. Daarom lichten we de A3 en 8D gezamenlijk toe in dit artikel. Hieronder enkele aspecten die overeenkomen:

Standaard formulier

Het standaard verbeterformulier geeft de gebruikers houvast omdat het de volgorde van de verbeterstappen aangeeft. Bovendien dwingt de beperkte ruimte op het formulier af dat men de informatie bondig formuleert. Hierdoor ontstaat een goed leesbaar document die daardoor effectief als communicatiemiddel voor het verbetertraject is te gebruiken.

Root cause (achterliggende oorzaak) achterhalen

Zowel de A3 als de 8D richten zich op het achterhalen van de achterliggende oorzaken (root causes) van een probleem. Hiermee vermijd  je symptoombestrijding en focus je op structurele oplossingen.

Structurele oplossingen

Een derde overeenkomst is dat beide methoden zich richten op structurele verbeteringen. Dit betekent ook dat er in beide methodieken aandacht is voor borging van de doorgevoerde maatregelen om de bereikte resultaten ook voor de lange termijn zeker te stellen.

1.2. Verschillen A3 en 8D

De verschillen zijn beperkt maar soms zie je varianten van een A3 formulier die weer erg lijken op een standaard 8D formulier. Verschillen tussen de standaard formulieren zijn:

Afwijkende stappen

Een A3 bestaat uit 7 stappen en de 8D bestaat uit 8 stappen. Afwijkend bij de 8D zijn de eerste en de laatste stap die beiden het verbeterteam centraal stellen. Daarnaast heeft de 8D een stap extra gericht op een tijdelijke oplossing.

Tijdelijke oplossing

Een belangrijk verschil is dat men bij de 8D na de probleemdefinitie, maar voor de analysefase, een tijdelijke korte termijn oplossing moet opleveren (eventueel tie-wraps en duck tape oplossing) met als doel de nadelige gevolgen van het probleem te beperken.

Aandacht voor het verbeterteam

Bij de 8D is meer aandacht voor het team. Het benoemen van de samenstelling van het team is optioneel in het A3 formulier maar is de eerste D bij 8D. Daarnaast is de laatste D het erkennen en bedanken van het verbeterteam.

Verificatie structurele oplossing

Het laatste verschil zit in de manier waarop men de bereikte resultaten evalueert. De A3 focust op bereikte resultaten terwijl in 8D bij stap 7 ook een verificatie van de effectiviteit van de gekozen maatregelen verplicht is. Met andere woorden , iets meer diepgang in de evaluatie van gekozen oplossingen.

2. A3 en 8D methode in brede zin

Het meest bekend zijn de A3 en 8D formulieren op A3 formaat maar we moeten de verbetermethoden eigenlijk in brede zin bekijken. Zij passen ook in een systematiek van continu verbeteren die op verschillende niveaus wordt gedaan.

Zowel A3 als 8D zitten op het niveau dat er wel behoefte is aan een multi disciplinaire aanpak door een team. Dus een simpele verbeteractie aan iemand toekennen is niet voldoende. Het gaat om een probleem of verbeterpunt waarbij het wel gewenst is om een analyse uit te voeren. In de metafoor van de fruitboom van continu verbeteren zit je dan op het niveau van bulk fruit halverwege de boom. Het laaghangende fruit pak je met een eenvoudige PDCA aan.

Om in bredere zin te kijken zijn er drie aspecten die meegenomen worden:

2.1. Mindset

Het aspect mindset zit meer in de softe sfeer en gaat over principes als:

• Problemen lost effectiever oplost als je dit samen doet.
• Pas een oplossing zoeken als je de achterliggende oorzaak van een probleem hebt achterhaalt.
• De organisatie moet leren van iedere A3 of 8D die uitgevoerd is. 

2.2. Methode

Wat betreft de methode zijn er een aantal kenmerken die we terug willen zien in de aanpak te weten:

• Werken volgens een vast stappenplan
• Werken met een multidisciplinair verbeterteam 
• Kort en bondig vastleggen van bevindingen
• Analyse onderbouwen met feiten en cijfers
• Onderdeel van een organisatie & systeem voor continu verbeteren

2.3. Formulier

Het laatste aspect is de meest bekende. Dit is het formulier zelf. Kenmerkend hiervoor is:

• Letterlijk op A3 formaat te printen
• Invulling is zo visueel mogelijk
• Levend document dat groeit gedurende het verbetertraject
• Standaard format (maar maatwerk voor een bedrijf is mogelijk)

3. A3 methode– Stappen

De stappen in het A3 proces verlopen gezien vanuit het A3-formulier van linksboven naar beneden (probleemdefinitie en -analyse) en vervolgens vanaf rechtsboven naar beneden (oplossing en implementatie).

Als eerste vul je de algemene gegevens in op het A3-formulier zoals bijvoorbeeld: Pakkende bondige titel van het verbeterproject, Startdatum en de Projectleider.

Tevens inventariseer je voordat gestart wordt al welke medewerkers aan dit verbeterproject gaan werken onder leiding van de projectleider.

3.1. Definieer het probleem en bepaal de scope

De eerste stap is om het probleem helder definiëren en de scope van het project af te bakenen.

3.2. Doelen bepalen

In stap 2 worden de doelen van het project bepaald. Soms is dit wat lastig in dit vroege stadium. Dan is het toegestaan om globaal de doelen op te schrijven en bijvoorbeeld na de analyse deze doelen verder aan te scherpen.

3.3. Analyse

Bij de analyse zoek je naar (achterliggende) oorzaken van het probleem en voer je diverse analyses uit voor een beter inzicht in het probleem en de mogelijke oplossingsrichtingen.

3.4. Maatregelen / oplossingen

Na de analyse zijn de oplossingsrichtingen vaak al helder en in deze stap werk je concrete maatregelen uit die het probleem structureel oplossen. Bij voorkeur hier ook aangeven welke voordelen de organisatie behaald bij het doorvoeren van de aangegeven maatregelen / oplossingen.

Na deze stap is er vaak een beslismoment waar de opdrachtgever/sponsor en de proceseigenaar formeel een go/no go of go mits .. moeten geven aan de projectgroep.

3.5. Plan

In de planfase vertaal je de oplossingen naar een stappenplan die weggezet wordt in de tijd en waar verantwoordelijke functionarissen koppelt.

3.6. Resultaten

Nadat alle stappen uit het actieplan zijn uitgevoerd maak je bij resultaten de balans op. Wat heeft het project nu daadwerkelijk opgeleverd?

3.7. Vastleggen standaarden en nazorg

De A3 sluit je af met het vastleggen van nieuwe Standaarden en gewijzigde of nieuwe Standaard Werkwijze. Tevens benoemd het verbeterteam welke nazorg activiteiten zij nog gaan uitvoeren welke moeten zorgen dat de bereikte resultaten en nieuwe standaard werkwijze ook geborgd zijn.

Net als elk normaal project is het ook hier belangrijk om vervolgens de A3 formeel te sluiten na een evaluatie en niet te vergeten om de behaalde successen te vieren.

4. 8D methode – Stappen

8D heeft een stappenplan die erg lijkt op die van de A3. De naam zegt het al, de 8D bestaat uit 8 stappen:

D1: Samenstellen verbeterteam, hoofddoel en scope bepalen en voorbereiding

In deze stap selecteer je de teamleden en bepaalt het team in overleg met de opdrachtgever het hoofddoel. Daarnaast legt je de scope vast om duidelijk af te bakenen wat wel en niet aangepakt wordt. Het team komt samen om de aanpak te bespreken en resources toe te wijzen.

D2 Probleemdefinitie

In de tweede stap omschrijf je het probleem nauwkeurig. Het team stelt vast wat de symptomen van het probleem zijn en formuleert een duidelijke probleemdefinitie.

D3 Containment (indammen) probleem

Het team neemt onmiddellijke maatregelen om verdere schade te voorkomen en om de situatie tijdelijk onder controle te krijgen. Zo voorkom je dat het probleem verergert.

D4 Root cause analyse

In deze stap identificeert het verbeterteam de dieperliggende oorzaak van het probleem. Hierbij gebruikt men verschillende tools en technieken om de oorzaak te achterhalen en te begrijpen.

D5 Mogelijke oplossingen vastleggen

Op basis van de uitkomst van de root cause analyse formuleert het team oplossingen om het probleem structureel op te lossen. Deze acties worden geïmplementeerd en gecontroleerd op effectiviteit.

D6. Structurele verbeteracties formuleren

Om herhaling van het probleem te voorkomen, neemt men preventieve maatregelen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat processen worden aangepast of medewerkers worden getraind.

D7 Verificatie van acties en borgen van de oplossingen

Het team controleert of de genomen maatregelen het gewenste resultaat hebben behaald. Er wordt geëvalueerd of het probleem daadwerkelijk is opgelost en of de preventieve acties effectief zijn.

Tevens zorgt het team er voor dat alles wat opgeleverd is geïntegreerd wordt in bestaande processen. Procedures worden vastgesteld en standaarden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat vergelijkbare problemen in de toekomst niet meer voorkomen.
Deze stap sluit het verbeterteam af met een overdracht naar de proceseigenaar die operationeel eigenaar wordt van de opgeleverde zaken en standaard werkwijze.

D8. Erkenning verbeterteam en successen vieren

Bij de afsluiting van de 8D staat het verbeterteam centraal. Het traject wordt geëvalueerd, geleerde lessen vastgelegd en het verbeterteam wordt bedankt door de opdrachtgever en de proceseigenaar.

5. Meer weten over de A3 of 8D methode?

Heeft uw organisatie behoefte aan ondersteuning bij het toepassen van de A3 of 8D methodiek bel ( 0570 – 605890 ) of mail ( info@produlog.nl ) dan gerust voor een vrijblijvend gesprek.

Interesse in een e-learning module over A3 klik dan door naar de Verbeter Academy van onze partner Coimbee.

Wij kunnen u ondersteunen bij het opzetten van de methodiek, het inpassen in het continu verbeterbeleid van uw organisatie, het bedrijfsspecifiek maken van het formulier en het op diverse niveaus (bijvoorbeeld White, Yellow of Green Belt) trainen van medewerkers in het gebruik van de methode