Voldoen aan wet- & regelgeving en aan de door certificerende instanties opgestelde richtlijnen is een groeiend fenomeen waar eigenlijk alle organisaties mee te maken hebben. Het naleven van de gestelde regels & richtlijnen wordt ook wel compliance genoemd. Een verbeterpunt ontstaat zodra men niet voldoet aan een gestelde norm. Gezien de vele verplichtingen en de vele interne en externe wijzigingen die in de loop der tijd plaatsvinden, vraagt dit om een systematiek van continu verbeteren met bijvoorbeeld een PDCA aanpak.

Klant- en probleemgerichte verbetermethoden

Verbetermethoden als Lean, Six Sigma, Theory of Constraints, TQM, Agile, .. hebben allemaal continu verbeteren als standaard onderdeel van hun filosofie/aanpak. Naar aanleiding van een eis of wens van een externe klant of een intern probleem wordt een verbeteractie of -project opgestart. Na het oplossen van het ene probleem volgt de zoektocht naar het volgende probleem- of aandachtspunt. Het continu doorlopen van de PDCA verbetercirkel is een veelgebruikte aanpak hiervoor.

Hieronder behandelen we vier belangrijke aspecten van de bedrijfsvoering die ook leiden tot een verbetercyclus maar dan vanuit een compliance invalshoek.

RI&E (Risico inventarisatie)

De nieuwe RIE wetgeving die per 1 juli 2022 is ingegaan zal naar verwachting de komende tijd verder worden aangescherpt. Dit levert een continue stroom van gewenste verbeterpunten op.

Top 10 van aspecten die in algemene zin uit een RI&E komen zijn :

1. Valgevaar
2. Fysieke belasting
3. Gevaarlijke stoffen
4. Elektrische veiligheid
5. Brandveiligheid
6. Machineveiligheid
7. Werkplek ergonomie
8. Psychosociale arbeidsbelasting
9. Biologische agentia
10. Ongevallen en EHBO maatregelen

Soms zijn dit eenvoudige actiepunten maar vaak heeft een gevaarlijke situatie ook te maken met de manier van werken en de veiligheidscultuur van een organisatie en vraagt het om een goede analyse en structurele oplossing waarin ook aandacht is voor routine gedrag. In de praktijk is het vaststellen, prioriteren en uitvoeren van verdiepende onderzoeken vaak niet op orde.

Daarnaast worden Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM’s) vaak onvoldoende of niet op de juiste wijze gebruikt wat ook vraagt om structurele aandacht voor verbetering hiervan.

ISO 9001 (Kwaliteitscertificering)

Naast het feit dat er uit iedere interne of externe audit actiepunten voortkomen die om opvolging vragen gaat hoofdstuk 10 uit ISO 9001 gaat over structurele verbeteringen. Dit vraagt continue aandacht voor het initiëren van verbeterpunten en hier opvolging aan geven.

Aantoonbaarheid is noodzakelijk richting auditors en een gestructureerd continu verbeter systematiek ondersteunt dit.

Controle arbeidsmiddelen

Om de veiligheid van arbeidsmiddelen te garanderen zijn op Europees en nationaal niveau richtlijnen vastgesteld. Dit zijn product richtlijnen en gebruiksrichtlijnen. De arbeidsmiddelen moeten aan deze richtlijnen voldoen, voordat zij op de markt mogen worden gebracht.

In Nederland is de Richtlijn Arbeidsmiddelen opgenomen in hoofdstuk 7 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Deze wetgeving eist van de werkgever dat deze veilige en goede arbeidsmiddelen ter beschikking stelt. De werkgever dient alles te doen wat redelijkerwijs van hem of haar verwacht mag worden om de werknemers veilig materiaal ter beschikking te stellen. Naleving van de voorschriften voor arbeidsmiddelen is een verplichting van zowel werkgevers als werknemers (voorwaarde voor de werknemer is dat hij daarvoor wel de juiste papieren heeft). Ook managementsystemen zoals VCA en ISO 45001 stellen eisen aan arbeidsmiddelen, waarmee ook wordt voldaan aan de minimale wettelijke eisen.

De Richtlijn Arbeidsmiddelen is gebaseerd op 3 principes:

1. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
2. Voorlichting van medewerkers
3. Toezicht op onderhoud (zoals controle, inspectie en keuring).

De RI&E is hiervoor al besproken en met name de follow up van inspectie en keuring genereert verbeteracties. Niet alleen met betrekking tot de huidige technische staat maar ook hoe middelen worden bewaard (Werkplekinrichting en 5S), gebruikt (Standaard Werkwijze) of onderhouden (TPM).

MVO wetten en regels

De aankomende Europese en daaropvolgende nationale wetgeving met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen zal ook zijn impact hebben op operationele processen. Dit is in eerste instantie van toepassing voor grote concerns en grotere MKB bedrijven (bijvoorbeeld >250 medewerkers).
Naast de verplichtingen voortkomend uit de Europese richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zal ook de manier van werken geraakt worden.

Ook dit vraagt dan om verbeteracties die moeten worden opgevolgd en aantoonbaarheid van bereikte resultaten om daarop weer te kunnen rapporteren.

Samenvatting impact compliance op continu verbeteren

Samengevat kan worden geconcludeerd dat aanvullend op de klassieke verbetermethoden ook compliance vraagt om een systematiek van continu verbeteren.

Tools voor compliance en continu verbeteren

Er zijn diverse softwaretools beschikbaar om compliance te ondersteunen en de daaruit voortvloeiende continu verbetercyclus. Produlog heeft zelf goede ervaringen met onderstaande platformen:

EZ Go

Het EZ Go platform ondersteunt het uitvoeren van digitale checklists op diverse mobiele apparaten en kent aanvullende modules rondom hun thema : ”Power to the operator”. Het kent taak en actiemodules die planning en opvolging van actiepunten faciliteert.

Lean Forms

Ook Lean Forms is software die ook op mobiel en tablets kan worden gebruikt voor digitale checklists en tevens work flow stappen voor opvolging ondersteunt. Ook is het mogelijk, in combinatie met de procesmodule in Lean BMS, om digitale ISO handboeken op te stellen en zeer professioneel en effectief interne audits uit te voeren en vragen bij externe audits te beantwoorden. Alles volledig geïntegreerd.

Coimbee

Coimbee ondersteunt continu verbeteren volledig gedigitaliseerd van idee genereren tot uitvoering. Dit voor verbeteracties tot verbeterprojecten en met veel aandacht voor de medewerkers om team prestaties te volgen, werkplezier te monitoren, successen te vieren en een verbetercultuur te bevorderen. Daarnaast biedt het platform hele praktische ondersteuning voor eenvoudige digitale checklisten en bijvoorbeeld het digitaal opvolgen van actiepunten.

Bent u geïnteresseerd en wilt u meer weten?

Wilt u weten hoe continu verbeteren voor uw organisatie het beste kan worden opgezet, verder geprofessionaliseerd en of gedigitaliseerd? Bel dan 0570 – 605890 of mail ons op info@produlog.nl voor een vrijblijvend gesprek.