Dagstart is een vrije vertaling vanuit het Engels van ‘’Daily Stand up meeting’’ uit de de Lean Toolbox, en is een effectief middel binnen om doelgericht te werken en verbeterpunten te bespreken. Het begrip dagstart staat voor het type meeting en de frequentie kan verschillen van shift tot weekstart.

1. Wat is een Dagstart?

De Dagstart is een kort (10 minuten) staand teamoverleg dat iedere dag wordt gehouden en kent een vaste agenda. Men kijkt terug naar gisteren en vooruit naar vandaag met vaak een bord of scherm met informatie als houvast.

Het is daarom dus geen klassiek werkoverleg maar meer direct gericht op de dagelijkse werkzaamheden.

Overleg frequentie

De frequentie van een ‘Dagstart’ hangt af van de situatie. Bij sommige organisatie vindt deze inderdaad iedere ochtend plaats maar bij een ploegendienst kan ook een ploegstart (bijvoorbeeld 3x per dag bij 5 ploegen) worden gehouden of op bijvoorbeeld een engineeringsafdeling een weekstart omdat dagelijks een te hoge frequentie is.

Regels & richtlijnen

Om iedereen (5 tot 10 deelnemers) actief en betrokken te houden, maak je de volgende afspraken:

a. Alle actieve deelnemers bereiden de dagstart voor
b. Iedereen staat dicht om het prestatiebord (en verbeterbord) heen.
c. Vaste agendapunten met de focus op processen en niet op de medewerkers
d. De leider stelt zoveel mogelijk vragen (kortom hij/zij is niet aan het zenden maar probeert ideeën en suggesties van de medewerkers te achterhalen)
e. Indien toch afwezig geldt haalplicht met betrekking tot wat besproken is

2. Wat levert een Dagstart op?

Bedrijven die een Dagstart op een juiste wijze invoeren en continueren zijn vaak enthousiast over de vele voordelen die deze manier van werken oplevert, namelijk:

• Elke medewerker weet wat er vandaag/deze week van hem/haar wordt verwacht

• Beter inzicht in het werk, het proces en de prestaties van het team

• Verbeterpunten en aandachtspunten zijn besproken wat een continu verbetercultuur ondersteund

• Successen zijn ‘’gevierd’’ waardoor het werkplezier vergroot en het dagelijkse werk vergemakkelijkt.

• Bevorderd teamgeest (teambuilding) en zorgt voor meer openheid en transparantie.

Deze voordelen wegen zeker op tegen de 10 minuten die hier dagelijks aan besteed wordt. Een deel van de tijd wordt al bespaart omdat er na de Dagstart vrijwel geen onduidelijkheden zijn en medewerkers geen tijd kwijt zijn het uitzoeken van zaken of vragen beantwoord te krijgen.

3. Agendapunten Dagstart?

De kracht van een effectieve Dagstart ligt in het realiseren van een standaard routine op een vast tijdstip, op een vaste plaats met een standaard agenda.

De agenda heeft een vaste indeling die elke dag terugkomt en zorgt zo voor duidelijkheid.

Onderwerpen van de agenda:

1. Bezetting
2. Mededelingen
3. Successen delen
4. Operationele prestatie indicatoren
5. Terugblik naar gisteren:
6. Wat ging goed?
7. Wat kon beter? Hoe gaan we dat voortaan doen?
8. Vooruitblik naar vandaag: Wat zijn onze doelen, wat is het plan? Gaan we dat halen zo niet: hoe dan wel? Zijn er nog knelpunten en hoe lossen we die op?
9. Verbeteracties
10. Thema van de dag/week

Dat lijkt best veel, maar een team dat hieraan gewend is, kan deze punten prima behandelen binnen 10 minuten.

Laat medewerkers zelf ook agendapunten voorbereiden of zelfs inbrengen zodat men actief wordt betrokken en er ook commitment ontstaat.

Apart notuleren is niet nodig bij een Dagstart. Het bord moet voldoende duidelijk zijn.

Themadagen of themaweken

Om relevant en uitdagend te blijven is het werken met themadagen of themaweken aan te bevelen. Hier ligt je een bepaald aspect er uit en hier besteed je die periode meer aandacht aan. Dit ten koste van andere punten om toch binnen de 10 minuten te blijven.

Een thema kan bijvoorbeeld zijn dat je in een aantal weken alle kernwaarden van het bedrijf bespreekt en vertaalt naar wat dit voor de medewerkers van het team concreet betekent.

Ook kun je een van de prestatie indicatoren centraal stellen voor een bepaalde periode en hier wat meer tijd, diepgang en aandacht aan besteden.

4. Leiden van een Dagstart

Om in korte tijd (10 minuten) een effectief overleg te houden is het belangrijk dat er een capabele leider/voorzitter is. Deze persoon zorgt er bijvoorbeeld voor dat ieder agendapunt kort en bondig wordt behandeld maar tegelijkertijd moet er ook geluisterd worden naar vragen en feedback van het team.

Start altijd op het afgesproken tijdstip en spreek laatkomers of afwezige medewerkers zonder geldige reden na afloop aan om zo te zorgen voor een vaste routine.

Daarnaast is een goede voorbereiding van belang, zodat je als gespreksleider de belangrijkste aandachtspunten helder hebt. Bij het opstarten is het handig om iets meer tijd te reserveren, de 10 minuten is alleen haalbaar bij een ‘’geoliede machine’’.

Vaak leidt een ploeg- of teamleider de Dagstart, maar beter is nog om te rouleren en ook andere medewerkers van het team regelmatig de leiding te geven van het overleg. Werk een standaard instructie uit, instrueer iedereen die deze rol vervult en coach deze personen vervolgens (o.a. feedback geven na afloop van de Dagstart) om steeds beter te worden.

Met behulp van moderne technieken zoals Skype, Microsoft Teams, Video Conferencing en een digitaal prestatie- dan wel verbeterbord, kan de het ook met medewerkers op afstand gehouden worden (bijvoorbeeld monteurs in het veld).

5. Informatie borden en schermen

Vrijwel altijd wordt gebruik gemaakt van een bord of beeldscherm waarop de agendapunten zelf en de informatie per punt op is te vinden. Er wordt onderscheidt gemaakt in drie type ‘’borden’’ namelijk een informatie-, prestatie- en een verbeterbord:

5.1. Informatiebord

Het ‘’informatiebord’’ geeft algemene informatie over het team/de afdeling. Deze wordt niet altijd gebruikt maar je kunt hierbij denken aan.

• Wie is er jarig deze week of welk jubileum is gehaald?
• Lief en leed
• Mededelingen directie
• Algemene mededelingen (bijvoorbeeld over HR zaken)

5.2. Prestatiebord

Het ‘’prestatiebord’’ geeft inzicht in de dagelijkse doelstellingen en prestaties en de bezetting. Hierbij is het belang dat deze cijfers actueel zijn. Vaak werkt men deze vlak voor de Dagstart bij.

Om de juiste focus te hebben is het zeer belangrijk om de juiste prestaties te bespreken. Prestaties waar het team direct invloed op heeft. Hoe minder kengetallen hoe beter is hierbij het motto. Voorbeelden zin:

• Actuele personeelsbezetting en machinebeschikbaarheid
• Veiligheidsscore (bijvoorbeeld Safety Cross)
• Leverbetrouwbaarheid (bijvoorbeeld planning versus realisatie)
• Kwaliteit (bijvoorbeeld afkeur, herstelkosten)

5.3. Verbeterbord

Het ‘’verbeterbord’’ ondersteund het continu verbeteren op de werkvloer. Hierop kunnen verbeteracties staan met hun status (To do, Doing, Done). Elke medewerker kan nieuwe verbeterpunten gedurende de dag op het verbeterbord zetten. De volgende morgen worden de punten behandeld.

• Plek voor nieuwe verbetersuggesties
• Wachtkamer voor goedgekeurde verbetersuggesties
• Overzicht lopende verbeteracties
• Overzicht lopende verbeterprojecten

Om het continu verbeteren goed te beheersen en focus te houden is het aan te bevelen om een maximaal aantal verbeteracties tegelijk te hebben lopen. De rest moet helaas nog even in de ‘wachtkamer’’ wachten tot ze aan de beurt zijn.

5.4. Algemene aandachtspunten

Bovenstaande type ‘borden’, vaak een (voorbedrukt) whiteboard en of beeldschermen kunnen naast elkaar hangen maar kunnen ook worden geïntegreerd in één bord of scherm.

Deze borden en/of schermen moeten ook na de Dagstart te bekijken zijn dus volledig, duidelijk en leesbaar noteren van wat is besproken is daarom cruciaal!

6. Ondersteuning gewenst bij het opzetten, professionaliseren of revitaliseren van Dagstart?

Wij kunnen u op verschillende manieren ondersteunen bij het optimaliseren van uw dagelijkse routine.

Ondersteunen bij het opzetten en opstarten Dagstart

Na een korte Quick scan start dit begeleidingstraject start bij het management. Vervolgens wordt een pilot ingericht bij een van de teams/afdelingen. Hierbij worden de Dagstart gespreksleiders geïnstrueerd en gecoacht tijdens de pilot. Daarna wordt een uitrolplan gemaakt voor de overige afdelingen/teams.

Ondersteunen bij verder professionaliseren Dagstart

Afhankelijk van de huidige status ondersteunen wij gericht om het maximale uit uw Dagstart te halen. Hierbij kun je denken aan het reduceren van de tijdsduur (agenda, voorbereiding, voorzitterschap, …) maar ook aan het meer werken met thema’s. Daarnaast kun je denken aan het een voor een optimaliseren van de standaard agendapunten. Wat kan beter, sneller, duidelijker, zinvoller, …

Revitaliseren Dagstart

Wat ook voorkomt dat uw organisatie enthousiast is gestart maar dat de discipline en aandacht steeds verder verslapt. Wij kunnen dan samen met uw organisatie een revitaliseringsplan maken en begeleiden wij het uitvoeren van dit stappenplan. Vaak is het coachen van de Dagstart gespreksleiders/voorzitters een vast onderdeel van dit plan.
Interesse in ondersteuning?

Bel 0570-650890 of mail info@produlog.nl gerust voor een vrijblijvend gesprek om te kijken wat en hoe we iets voor uw organisatie kunnen betekenen.